- Mejorar la gestión de la información.
- Automatizar procesos.
- Reducir costes, tiempo y espacio.
Los documentos se deben dividir por áreas y desde este lo vamos articulando. Debemos ver las necesidades de cada área y así se que datos necesitaremos ya que en ocasiones se generan documentos que no son necesarios.
Clasificación de los Documentos
- Contenido: Se codifica por niveles de acceso, seguridad, ...
- Nivel de Exigencia: Hay documentos que son obligatorios legalmente y por eso son necesaria su elaboración.
- Soporte Utilizado: Actualmente se usan básicamente soportes digitales.
- Seguridad: Si son o no confidenciales. Por ejemplo en una intranet tu contraseña te da el acceso.
Una de las claves está en la normalización del trabajo de la documentación. Que exista un método para realizar cada tarea es importante para el ahorro de tiempo a corto plazo.
Todos los procedimientos deben reflejarse por escrito y debe hacerse un seguimiento de los mismos ya que estos procedimientos deben seguirse por todos los implicados.
El Manejo de la Información Documental. Su Guarda y Custodia. Auditoria de Seguridad Documental. Documentación como Elemento de Control, Análisis y Toma de Decisiones
En la empresa es habitual que la documentación que genera un departamento no sea compartido con el resto de los miembros de la empresa y por eso en grande empresas se opta por la rotación de puestos para hacer que esto genere ideas sobre lo que necesita cada puesto.
Guardia y Custodia
Este punto es importante ya que por ley las empresas están obligadas a guardar una serie de documentación como puede ser la contable y fiscal.
- Documentación contable
Se entiende por documentación contable los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones de nuestro negocio. Es decir, todos aquellos documentos escritos en los que se deja constancia de la actividad llevada a cabo por la empresa.
El Código de Comercio obliga específicamente a los empresarios a guardar libros, correspondencia, justificantes y todo tipo de documentación relativa a su negocio, durante seis años, desde la fecha del último asiento realizado en los libros.
Hay que tener en cuenta que este deber sigue existiendo aún en el supuesto de que el empresario cese en la actividad, e incluso, en caso de fallecimiento, ya que en este supuesto recaería en sus herederos. Para el caso de disolución de la sociedad, este deber corresponde a los liquidadores.
Qué debemos conservar:
- Documentación fiscal
La normativa fiscal obliga a llevar una serie de libros de naturaleza tributaria.
Toda la documentación de naturaleza fiscal, tanto los libros como los documentos que se registran en ellos, deben conservarse durante cuatro años. Esto se debe a que el plazo de prescripción de las deudas tributarias es de cuatro años, y comienza a contar a partir del día siguiente en el que finaliza el plazo de pago en periodo voluntario.
Qué debemos conservar:
Auditoria de Seguridad Documental, Documentación como Elemento de Control, Análisis y Toma de Decisiones
La auditoría de información es un proceso bien conocido en el ámbito de la gestión documental. Aporta una visión integral e instrumental a la gestión de la información. Proporciona las claves para entender qué información es vital para una organización y por qué, pero además la evalúa, la mide y determina la información crítica. Establece los contenidos que aportan valor a la organización y aquellos específicos para colectivos de usuarios y/o clientes, sobre la base de un análisis organizativo previo.
La auditoría de información en la empresa es una metodología de gestión de amplia cobertura que investiga y examina. Es importante para todos aquellos que tengan relación con la información en la empresa, ya sean productores, usuarios o gestores de la misma. Toma su nombre de la clásica auditoría contable (pues tiene elementos de ella), pero, a diferencia de ésta, no se realiza por imperativo legal. Algunos de sus componentes principales son:
Sus ventajas para una mayor eficacia en la gestión global de la empresa resultan evidentes. Las más importantes son:
TIC en la Gestión Documental. La Externalización de la Gestión Documental
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), es una excelente herramienta de gestión empresarial, que ayuda positivamente para el desarrollo y viabilidad de las organizaciones. Las TICs agregan valor a las actividades operacionales y de gestión empresarial en general y permite a las empresas obtener ventajas competitivas, permanecer en el mercado y centrarse en su negocio.
Las tecnologías de información y las comunicaciones son una parte de las tecnologías emergentes que hacen referencia a la utilización de medios informáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información en las distintas unidades o departamentos de cualquier organización.
Utilizando eficientemente las TICs se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes.
Las TICs representan una herramienta importante en los negocios, sin embargo, el implementar un sistema de información no garantiza que ésta obtenga resultados de manera automática o a largo plazo.
En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores, siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron.
Por esta razón es necesario hacer una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.
- Ventajas en la organización
Las TICs son esenciales para mejorar la productividad de las empresas, la calidad, el control y facilitar la comunicación, entre otros beneficios, aunque su aplicación debe llevarse a cabo de forma inteligente.
El mero hecho de introducir tecnología en los procesos empresariales no es garantía de gozar de estas ventajas. Para que la implantación de nueva tecnología produzca efectos positivos hay que cumplir varios requisitos:
Antes de añadir un componente tecnológico, hay que conocer bien la organización y/o empresa. Se ha descubierto que el 90% de las veces, el fracaso no es debido al software ni a los sistemas, sino al hecho de que la gente no tiene suficientes conocimientos sobre su propia empresa o sus procesos empresariales.
Otro aspecto importante a considerar es que las empresas que tienen una gran capacidad de beneficiarse de la tecnología son organizaciones que, antes de añadir un componente tecnológico, describen detalladamente cuál será la repercusión para su empresa.
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando análisis financieros, y promocionando nuestros productos en el mercado.
El buen uso de las TIC permite a las empresas producir más cantidad, más rápido, de mejor calidad, y en menos tiempo y le ayudan a la competitividad.
Externalización
La gestión documental en la pequeña empresa siempre se externaliza que tiene un coste alto de implantación y por lo tanto se recurre a subcontratar dicha tarea. Sin embargo en las grandes empresas esto es más habitual que se implante dentro de la organización.
Guardia y Custodia
Este punto es importante ya que por ley las empresas están obligadas a guardar una serie de documentación como puede ser la contable y fiscal.
- Documentación contable
Se entiende por documentación contable los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones de nuestro negocio. Es decir, todos aquellos documentos escritos en los que se deja constancia de la actividad llevada a cabo por la empresa.
El Código de Comercio obliga específicamente a los empresarios a guardar libros, correspondencia, justificantes y todo tipo de documentación relativa a su negocio, durante seis años, desde la fecha del último asiento realizado en los libros.
Hay que tener en cuenta que este deber sigue existiendo aún en el supuesto de que el empresario cese en la actividad, e incluso, en caso de fallecimiento, ya que en este supuesto recaería en sus herederos. Para el caso de disolución de la sociedad, este deber corresponde a los liquidadores.
Qué debemos conservar:
- Libros obligatorios: Diario, Inventario y cuentas anuales.
- Libros no obligatorios: libros de IVA, etc…
- Libros de Auditoría.
- Justificantes de las anotaciones que se registren en los libros: facturas, recibos, cheques, documentos bancarios, etc…
- Documentación fiscal
La normativa fiscal obliga a llevar una serie de libros de naturaleza tributaria.
Toda la documentación de naturaleza fiscal, tanto los libros como los documentos que se registran en ellos, deben conservarse durante cuatro años. Esto se debe a que el plazo de prescripción de las deudas tributarias es de cuatro años, y comienza a contar a partir del día siguiente en el que finaliza el plazo de pago en periodo voluntario.
Qué debemos conservar:
- Todas las declaraciones tributarias.
- Todos los soportes documentales que sirvan para justificar las anotaciones registradas.
- Cuando se interrumpe la prescripción, ya sea por la administración o por el propio obligado tributario, se inicia de nuevo el cómputo del plazo de los cuatro años.
- Facturas de inmovilizado, que se conservarán durante todos los ejercicios en los que se genere el gasto de amortización, a lo que habrá que añadir los cuatro años de prescripción a contar desde que se termina de amortizar el bien.
- Declaración de Bases Imponibles Negativas en el Impuesto sobre Sociedades: hay que conservar toda la documentación del ejercicio en que se genera hasta que sea compensada, más los cuatro años de prescripción.
Auditoria de Seguridad Documental, Documentación como Elemento de Control, Análisis y Toma de Decisiones
La auditoría de información es un proceso bien conocido en el ámbito de la gestión documental. Aporta una visión integral e instrumental a la gestión de la información. Proporciona las claves para entender qué información es vital para una organización y por qué, pero además la evalúa, la mide y determina la información crítica. Establece los contenidos que aportan valor a la organización y aquellos específicos para colectivos de usuarios y/o clientes, sobre la base de un análisis organizativo previo.
La auditoría de información en la empresa es una metodología de gestión de amplia cobertura que investiga y examina. Es importante para todos aquellos que tengan relación con la información en la empresa, ya sean productores, usuarios o gestores de la misma. Toma su nombre de la clásica auditoría contable (pues tiene elementos de ella), pero, a diferencia de ésta, no se realiza por imperativo legal. Algunos de sus componentes principales son:
- Evaluación del servicio de información (si existe como tal en la empresa). En caso de no existir, se evaluarán las necesidades informativas de la organización y la relación de los miembros de ésta con la información (dificultades, prácticas habituales, nivel de formalización de las mismas…).
- Análisis de los recursos informativos disponibles y su uso dentro de la empresa.
- Análisis del ciclo informativo y su relación con la cultura de la empresa.
- Estudio y mapeado de los flujos de trabajo.
- Estudios de usuarios.
- Encuestas de satisfacción.
Sus ventajas para una mayor eficacia en la gestión global de la empresa resultan evidentes. Las más importantes son:
- Gestión más racional de los recursos, con el subsiguiente ahorro de costes.
- Identificación de amenazas, con la consiguiente facilidad para la reducción de riesgos.
- Aumento de la capacidad de respuesta por parte de la empresa (la información adecuada llega a aquellos que la necesitan).
- Uso más adecuado de la información en procesos clave de negocio.
- Conocimiento real de los costes y efectividad de uso de la información.
- Incremento de la proporción de activos valiosos de la empresa en los que contribuye de forma decisiva la información.
TIC en la Gestión Documental. La Externalización de la Gestión Documental
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), es una excelente herramienta de gestión empresarial, que ayuda positivamente para el desarrollo y viabilidad de las organizaciones. Las TICs agregan valor a las actividades operacionales y de gestión empresarial en general y permite a las empresas obtener ventajas competitivas, permanecer en el mercado y centrarse en su negocio.
Las tecnologías de información y las comunicaciones son una parte de las tecnologías emergentes que hacen referencia a la utilización de medios informáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información en las distintas unidades o departamentos de cualquier organización.
Utilizando eficientemente las TICs se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes.
Las TICs representan una herramienta importante en los negocios, sin embargo, el implementar un sistema de información no garantiza que ésta obtenga resultados de manera automática o a largo plazo.
En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores, siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron.
Por esta razón es necesario hacer una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.
- Ventajas en la organización
Las TICs son esenciales para mejorar la productividad de las empresas, la calidad, el control y facilitar la comunicación, entre otros beneficios, aunque su aplicación debe llevarse a cabo de forma inteligente.
El mero hecho de introducir tecnología en los procesos empresariales no es garantía de gozar de estas ventajas. Para que la implantación de nueva tecnología produzca efectos positivos hay que cumplir varios requisitos:
- Tener un conocimiento profundo de los procesos de la empresa,
- Planificar detalladamente las necesidades de tecnología de la información,
- Incorporar los sistemas tecnológicos paulatinamente, empezando por los más básicos.
Antes de añadir un componente tecnológico, hay que conocer bien la organización y/o empresa. Se ha descubierto que el 90% de las veces, el fracaso no es debido al software ni a los sistemas, sino al hecho de que la gente no tiene suficientes conocimientos sobre su propia empresa o sus procesos empresariales.
Otro aspecto importante a considerar es que las empresas que tienen una gran capacidad de beneficiarse de la tecnología son organizaciones que, antes de añadir un componente tecnológico, describen detalladamente cuál será la repercusión para su empresa.
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando análisis financieros, y promocionando nuestros productos en el mercado.
El buen uso de las TIC permite a las empresas producir más cantidad, más rápido, de mejor calidad, y en menos tiempo y le ayudan a la competitividad.
Externalización
La gestión documental en la pequeña empresa siempre se externaliza que tiene un coste alto de implantación y por lo tanto se recurre a subcontratar dicha tarea. Sin embargo en las grandes empresas esto es más habitual que se implante dentro de la organización.
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